Informativa sulla Privacy

Doc81 tratta dati personali in due vesti diverse, ed è importante distinguerle.

Titolare del trattamento: per i dati di chi visita il sito doc81.it, richiede una demo, ci scrive, o sottoscrive un contratto (dati di contatto, dati contrattuali e amministrativi, dati di accesso alla piattaforma).

Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): per i dati che l'azienda cliente inserisce nella piattaforma riguardo ai propri lavoratori (anagrafiche, attestati di formazione, esiti di idoneità delle visite mediche, nomine, consegne DPI, documenti aziendali). In questo caso il Titolare è l'azienda cliente, che decide finalità e modalità del trattamento; Doc81 agisce solo su sua istruzione.

Raccogliamo, a seconda del tuo rapporto con noi:

• dati di contatto e identificativi: nome, cognome, ragione sociale, e-mail, telefono, indirizzo;
• dati contrattuali e amministrativi: P.IVA, codice fiscale, dati di fatturazione, corrispondenza;
• dati dell'account: e-mail di accesso, nome visualizzato, ruolo e livello di permessi, data di creazione e ultimo accesso. Le password sono conservate esclusivamente in forma cifrata (hash) e non sono conoscibili da Doc81;
• dati tecnici di funzionamento: indirizzo IP, log di accesso e di errore, tipo di browser, generati automaticamente dai sistemi per motivi di sicurezza e diagnostica.

• Rispondere a richieste di informazioni o di demo — base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6.1.b GDPR);
• Erogare il servizio, gestire l'account, l'assistenza e la fatturazione — esecuzione del contratto (art. 6.1.b);
• Sicurezza della piattaforma, prevenzione di accessi abusivi, backup e log — legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f);
• Invio di comunicazioni di servizio (avvisi tecnici, aggiornamenti contrattuali, notifiche di scadenza) — esecuzione del contratto (art. 6.1.b);
• Adempimenti fiscali, contabili e di legge — obbligo legale (art. 6.1.c);
• Eventuali comunicazioni commerciali a clienti su servizi analoghi — legittimo interesse con possibilità di opposizione in ogni momento; in tutti gli altri casi solo con consenso (art. 6.1.a), revocabile liberamente.

Non effettuiamo profilazione, non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sugli interessati, non vendiamo né cediamo dati personali a terzi per finalità di marketing.

La piattaforma consente all'azienda cliente di gestire anche informazioni relative alla sorveglianza sanitaria. Doc81 è progettato per registrare l'esito di idoneità e le date di scadenza delle visite, non le diagnosi o le cartelle sanitarie: dati sanitari di dettaglio non devono essere caricati nella piattaforma e restano nella esclusiva disponibilità del Medico Competente.

L'azienda cliente, in qualità di Titolare, è responsabile della liceità del trattamento dei dati dei propri lavoratori, dell'informativa a essi dovuta e della corretta configurazione dei permessi di accesso all'interno del proprio spazio di lavoro.

L'eventuale area riservata al lavoratore e i tesserini con QR code espongono soltanto dati identificativi e la validità generale delle posizioni formative: mai dati sanitari.

I dati sono ospitati su infrastruttura cloud con server situati nell'Unione Europea. Qualora un fornitore comporti un trasferimento verso Paesi terzi, esso avviene esclusivamente in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di Clausole Contrattuali Standard, con misure supplementari ove necessarie.

I dati possono essere trattati da soggetti che forniscono a Doc81 servizi tecnici necessari al funzionamento, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento e vincolati contrattualmente:

• fornitore di hosting applicativo e infrastruttura cloud;
• fornitore del database gestito, dell'autenticazione e dello storage dei documenti;
• fornitore del servizio di invio e-mail transazionali;
• consulenti contabili, fiscali e legali, per i soli dati necessari;
• autorità pubbliche, nei soli casi previsti dalla legge.

• richieste di informazioni e demo non seguite da contratto: 12 mesi;
• dati contrattuali e dell'account: per la durata del rapporto e per i 12 mesi successivi, salvo diverse istruzioni del cliente;
• documenti fiscali e contabili: 10 anni, come previsto dalla legge;
• log tecnici e di sicurezza: di norma non oltre 12 mesi;
• dati caricati dal cliente nella piattaforma: per la durata del contratto; alla cessazione sono resi disponibili per l'esportazione e successivamente cancellati o restituiti secondo le istruzioni del cliente Titolare.

• cifratura delle comunicazioni tramite protocollo HTTPS/TLS;
• cifratura dei dati a riposo sull'infrastruttura del fornitore cloud;
• password conservate solo come hash e mai in chiaro;
• controllo degli accessi basato su ruoli e livelli di permesso, con isolamento dei dati per azienda a livello di database;
• link ai documenti generati come URL firmati a scadenza breve;
• backup periodici e registrazione degli accessi;
• verifiche di sicurezza periodiche sull'applicazione e sulle dipendenze software.

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nei form di contatto e in fase di attivazione dell'account è indispensabile: senza di essi non è possibile rispondere alle richieste né erogare il servizio. Il conferimento di ogni altro dato è facoltativo.

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• accesso ai dati e ottenimento di una copia;
• rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti;
• cancellazione (diritto all'oblio), nei limiti degli obblighi di conservazione di legge;
• limitazione del trattamento e opposizione al trattamento basato su legittimo interesse;
• portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
• revoca del consenso, senza pregiudizio per la liceità dei trattamenti precedenti;
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

È sufficiente scrivere a info@doc81.it indicando il diritto che si intende esercitare. Risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni, prorogabili di ulteriori due mesi per richieste particolarmente complesse, con relativa comunicazione.

Se sei un lavoratore i cui dati sono presenti nella piattaforma per conto della tua azienda, la richiesta va rivolta all'azienda stessa in qualità di Titolare: noi la inoltreremo e la supporteremo tecnicamente.

In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, Doc81 informa senza ingiustificato ritardo i clienti Titolari interessati, fornendo le informazioni utili alla notifica al Garante entro 72 ore, e adotta le misure necessarie a contenerne gli effetti.

I Servizi sono destinati esclusivamente a professionisti e imprese e non sono rivolti a minori di 16 anni; non raccogliamo intenzionalmente dati di minori.

Questa informativa può essere aggiornata per adeguamenti normativi o modifiche ai Servizi. La versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina con la relativa data di aggiornamento; le modifiche sostanziali sono comunicate ai clienti via e-mail.